Budaya dan tips – Mengenal HORENSO Metode Pelaporan Kerja ala Jepang

“Makanya horenso-nya dong, share, jangan apa-apa dipikir sendiri.” Itulah sepenggal kalimat teguran yang pastinya membuat  penasaran dengan kata HORENSO. Bagi sobat yang akan bekerja di Jepang, tentunya harus memahami kata Horenso tersebut. Horenso ini adalah salah satu elemen dari budaya kerja Jepang.

Biasanya kalau atasan mengetahui ada masalah dengan tugas yang sedang dikerjakan dan bukan dari kita langsung masalah itu diketahuinya, maka kalimat teguran yang rizki sudah sebutkan sebelumnya akan kita dapatkan. Perusahaan – perusahaan Jepang menggunakan horenso dalam berkomunikasi bisnis internal mereka. Horenso sendiri sebenarnya adalah akronim dari Hokoku (melaporkan)-Renraku (menghubungi)-Sodan (berdiskusi/berkonsultasi). Metode ini dapat dipraktikkan oleh seorang atasan dengan seorang bawahan atau sebaliknya, juga antara klien dan pemasok atau sebaliknya.

TUJUAN HORENSO

Horenso bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja supaya segala informasi tersampaikan dengan cepat, tepat dan akurat. Selain itu agar setiap kemajuan suatu aktivitas dapat diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intens.

1.Hokoku – Melaporkan/Report

Memberi update progress pekerjaan kepada atasan sebagai pemberi tugas.

Hal-hal penting dalam melakukan hokoku:

• Masalah atau berita buruk harus dilaporkan terlebih dahulu (bad news first), lalu dilanjutkan berita /informasi bagus.
• Jangan menyembunyikan masalah.
• Catatlah hal penting sekecil apapun setiap saat.
• Bila ragu dengan keputusan yang akan diambil, cepatlah melaporkan pada atasan.
• Segeralah melapor progress kerja, jangan menunggu ditanya.
• Jangan ragu untuk segera melapor pada atasan, meskipun beliau sedang sibuk.
• Laporkanlah update progress
• Melaporlah secara rutin.
• Pilihlah cara terbaik melapor sesuai kondisi dan kebutuhan saat itu. Misalkan melalui tatap muka langsung, email, telepon dan sebagainya.

2.Renraku – Menghubungi/Contact

Berbagi informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penugasan kepada orang-orang yang dianggap perlu untuk tahu.

Langkah untuk renraku:

1. Mulailah dengan memaparkan apa yang menjadi kesimpulan dari informasi.
   1. Sampaikan hal-hal yang menjadi alasan, latar belakang dan berikan informasi yang detail.
   1. Konfirmasikan dan bila yang bersangkutan tidak di tempat, tinggalkan pesan tertulis dan konfirmasikan setelah dia kembali.

Gunakan 5W+3H setiap kali melakukan renraku:

• Who? Orang terkait dalam penugasan.
• What? Hal yang berkenaan dengan tugas.
• Where? Tempat terkait dengan tugas.
• When? Waktu/tanggal/jam
• Why? Alasan/sebab penugasan.
• How? Cara melakukan penugasan.
• How many? Jumlah/frekuensi.
• How much? Harga/biaya terkait.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan renraku:

Dalam menyampaikan pesan

• Sharing-lah informasi pada pihak terkait tiap selesai satu fase pekerjaan yang ditugaskan.
• Diskusikan informasi yang dimiliki dengan pihak terkait menyangkut pekerjaan yang ditugaskan.
• Pilihlah cara & media terbaik dalam penyampaian informasi sesuai situasi & kondisi saat itu.

Dalam menerima pesan

• Biasakanlah mencatat setiap informasi atau pesan yang diterima.
• Konfirmasi ulang tiap informasi/pesan yang diterima untuk memastikan tidak ada perbedaan.
• Beritahukan nama kita setelah menerima informasi/pesan sebagai bagian dari konfirmasi.

3.Soudan – Berkonsultasi/Consult

Meminta pendapat atau instruksi dari atasan atau dari orang yang terkait dengan pekerjaan saat kita tidak yakin dengan pekerjaan/wewenang/keputusan yang akan diambil.

Langkah untuk soudan:

1. Analisis situasi dan pahami dengan benar permasalahannya.
   1. Carilah sendiri beberapa alternatif solusi terlebih dahulu.
   1. Siapkan acuan dan data terlebih dahulu.
   1. Konsultasikan dengan atasan atau teman kerja.
   1. Hormatilah pendapat yang kritis.
   1. Dengarkan pendapat orang lain dengan rendah hati.
   1. Jangan hanya terpaku pada pendapat pribadi, berkonsultasilah juga dengan orang lain.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam berkonsultasi:

• Pahamilah alasan saat atasan anda berkata “tidak”.
• Mintalah nasihat dari rekan kerja yang lebih berpengalaman.
• Konsultasi juga bermanfaat dalam membina hubungan kerja.

KESIMPULAN

Kesimpulannya, metode horenso menegaskan tentang pentingnya kerja sama tim. Dengan kerja sama tim yang padu maka diharapkan tidak hanya masalah yang dapat diminimalisir, namun efektivitas perusahaan dapat dicapai dengan optimal.

Jika teman-teman ingin bertanya, silahkan melalui :

1. Kolom komentar
2. Sosial Media Khusus Senopati Center (Gratis) : https://www.senopatieducationcenter.com/secsocial
3. Halaman Facebook Senopati Center  : https://web.facebook.com/senopatieducationcenter

ありがとうざいました

RIZKI SENSEI